CSMS

CSMS atau Contractor Safety Management System merupakan pendokumentasian suatu mekanisme kontrol dalam bentuk panduan untuk menjamin standar usaha dalam pengelolaan kinerja HSE dari para kontraktor. 

Sistem ini dipakai oleh pemberi kerja/owner dalam menyeleksi kontraktor, pengawasan pelaksanaan proyek dan mengevaluasi sistem K3 saat proyek telah selesai. Tidak hanya owner proyek, General Kontraktor juga memakai CSMS untuk mengelola sub kontraktor, mengklasifikasikan mereka berdasarkan tingkatan risiko yang mampu diterima oleh subkontraktor. 

Tujuan diberlakukannya CSMS adalah:

1. Menyediakan proses kontrak kerja antara klien dan kontraktor dengan melihat aspek K3 sehingga kedua belah pihak dapat saling mendukung kegiatan K3 dalam proyek. Submision CSMS umumnya sekali dan direview kesesuaiannya jika klien hendak bekerja sama kembali dengan kontraktor, tanpa harus mengurus dokumen dari awal. Untuk Klien besar, mereka akan melakukan grading (penilaian) dan memberikan sertifikat.
2. Memastikan kontraktor mempunyai Sistem Manajemen dan program-program kerja K3 sesuai dengan risiko pekerjaan
3. Memfasilitasi aktivitas K3 kontraktor terhadap klien dan terhadap para subkontraktor lainnya

Evaluasi CSMS tidak hanya melalui penilaian dokumen yang diserahkan, tetapi owner juga akan melihat implementasi di lapangan, apakah sesuai dengan yang disubmit. Jika terdapat ketidakpatuhan/ketidaksesuaian/complaint, owner akan memberikan peringatan bahkan jika pelanggaran tersebut berat, maka proyek akan dihentikan untuk ditinjau kembali komitmen perjanjian kontrak. Dapat dikatakan, ada 2 fase dalam CSMS:

1. Fase administrasi
• Penilaian risiko
• Pre kualifikasi
• Seleksi
2. Fase implementasi
• Pre job acitivity
• Pra-mobilisasi
• Mobilisasi 
• Work in progress 
• Evaluasi akhir

FASE ADMINISTRASI

• untuk melakukan seleksi sehingga terpilih calon kontraktor dengan komitmen HSE tinggi

PENILAIAN RISIKO

1. mengklasifikasikan jenis pekerjaan berdasarkan salah satu katagori risiko yang ada: Rendah, Menengah, dan Tinggi
2. Penilaian mempertimbangkan:
• jenis pekerjaan
• lokasi pekerjaan
• pemilik daerah
• uraian kegiatan/kejadian/fasilitas
• potensi konsekuensi kejadian
• bahaya di tempat kerja
• katagori bahaya
• frekuensi/kemungkinan kejadian
• pengendalian yang ada saat ini dan penanggung jawab
• nilai risiko sebelum dan sesudah pengendalian
• pekerjaan yang dilakukan secara bersamaan oleh kontraktor berbeda
• dampak sosial terhadap masyarakat setempat
3. Keparahan suatu risiko dapat dilihat dari dampak potensial yang ditimbulkan:
• Terhadap manusia, dampaknya:
• tidak ada gangguan kesehatan
• cidera/sakit ringan
• cidera dan membutuhkan penyembuhan (1 minggu)
• mengarah pada cacat permanen sebagian atau ketidakmampuan bekerja untuk jangka waktu lama
• cacat parah dan/atau korban meninggal
• Terhadap aset//peralatan
• tidak ada kerusakan
• tidak ada gangguan operasional (biaya perbaikan kecil)
• gangguan ringan pada proses, menyebabkan iolasi peralatan untuk perbaikan
• shut down plant sebagian
• kehilangan sebagian dari plant dan shut down dalam waktu lama
• kehilangan plant secara total
• Terhadap lingkungan
• tidak ada risiko lingkungan
• tidak ada keluhan
• risiko lingkungan setempat, kontaminasi, kerusakan cukup besar untuk membahayakan lingkungan, tetapi tidak ada dampak permanen
• kerugian terbatas, berulang dan melampaui batas hukum, atau nilai yang sudah ditentukan oleh komunitas sekitar
• kerusakan lingkungan parah, perlu pekerjaan besar untuk memulihkan hingga kembali keadaan semula
• kerusakan lingkungan parah, terus menerus, meluas dan kerugian ekonomi besar terhadap perusahaan
• Terhadap reputasi perusahaan
• tidak diketahui umum
• masyarakat tidak peduli
• sedikit perhatian dari media setempat dan/atau politisi
• mendapatkan perhatian masyarakat daerah, tanggapan negatif meluas dan media setempat namun tanggapan ringan dari media nasional
• dampak terhadap pembaruan izin, tanggapan negatif yang luas disertai media nasional, serta adanya mobilisasi dari kesatuanaksi
• tanggapan negatif yang luas dalam kebijakan nasional/internasional dengan potensi dampak parah terhadap akses ke daerah baru, pemberian lisensi, serta mendapat perhatian masyarakat internasional

PRA KUALIFIKASI

• untuk menyaring calon kontraktor yang potensial dan memastikan pengalaman dan kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan secara aman. Tools: kuesioner, checklist atau form penilaian kontraktor
• Tim pra-kualifikasi korporasi harus mengeluarkan pemberitahuan secara formal mengenai hasil dan dilampirkan saat kontraktor memasukkan formulir pendaftaran (Bidder Registration Form)

SELEKSI

• bertujuan untuk menilai apakah rencana K3 dan kriteria evaluasi lelang telah dipenuhi untuk memilih pemenang lelang
• tahapan pemilihan kontraktor yang sesuai dengan persyaratan tender. terdapat 2 fase:
• Pre contract (penyiapan dokumen lelang)
• Kriteria seleksi harus mempertimbangkan aspek penting: biaya, kemampuan teknis, reputasi dan kemampuan melaksanakan pekerjaan sesuai ketepatan waktu dan kualitas yang disyaratkan Klien
• penilaian HSE untuk kontrak, termasuk kapabilitas kontraktor
• General kontraktor menyiapkan program pemantauan HSE 
• memastikan dan menyetujui HSE Plan
• menyiapkan program audit
• evaluasi HSE Plan
• Kontrak
• Rekomendasi penetapan pemenang lelang (award) diberikan kepada Panitia Lelang (Bid Committee) untuk persetujuan sebelum memperoleh persetujuan dari pejabat berwenang (Contract Authority). Setelah terpilih, klien harus melakukan:
• rapat penjelasan untuk finalisasi rencana K3 proyek dan persetujuannya
• kontraktor mengimplementasi rencana K3

FASE IMPLEMENTASI

• memberikan jaminan bahwa setiap pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor bisa dilakukan secara selamat

PRE JOB ACTIVITY

• tahapan yang menjembatani komunikasi antara owner/kontraktor utama dengan kontraktor terpilih mengenai aspek yang revelan dengan K3 sebelum pelaksanaan kontrak. Terdiri atas 2 tahap:
• Pra mobilisasi
• Rapat awal/Kick off meeting bersama owner dan general kontraktor (agar kontraktor mengenali lokasi kerja, fasilitas, orang-orangnya dan informasi kerja lainnya)
• inspeksi dan audit 
• menindaklanjuti hasil kick off meeting
• pelatihan K3
• Mobilisasi
• rapat awal (semua staff) - mengkomunikasikan rencana K3 kepada semua personil
• mobilisasi staf (utama) dan perlengkapan (set up)
• finalisasi/penyelesaian rencana K3
• orientasi dan pelatihan spesifik
• audit mobilisasi (jika diperlukan)

WORK IN PROGRESS

• untuk melakukan inspeksi dan evaluasi (sementara) terhadap aktual pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor apakah sesuai di dalam kontrak. audit diusahakan dilakukan pada setiap tahapan proses, terutama pada pekerjaan dengan katagori risiko tinggi.
• kompetensi personil
• pelaksanaan dan komitmen
• pelatihan
• pelaksanaan rencana program kerja dan perbaikan
• drill tanggap darurat untuk mempersiapkan reaksi 
• inspeksi, audit
• komunikasi, konsultasi dan promosi K3 (rapat-rapat K3: safety talk, safety meeting and toolbox meeting)
• pelaporan dan investigasi K3
• adanya kunjungan manajemen lini pada semua lokasi pekerjaan - pemantauan kepatuhan persyaratan kontrak

EVALUASI AKHIR

• evaluasi untuk mengetahui apakah kontraktor dapat diikutsertakan dalam proyek selanjutnya melalui penilaian:
• kinerja K3
• masalah-masalah selama berlangsungnya proyek dan tindakan perbaikan
• cidera, kerusakan, insiden dan catatan nearmiss (dari sistem pelaporan)
• pelatihan dan simulasi K3 yang dijalankan (peningkatan kompetensi dan perubahan perilaku positif yang diperlihatkan pekerja)
• pentingnya kontraktor menunjukkan aspek positif selama bekerja dikarenakan pada evaluasi akhir inilah kunci referensi kinerja

Menurut International Association of Oil and Gas Producers, HSE management - guidelines for working together in a contract environment, Report No.423, June 2010, proses pada CSMS terdiri:

Bagi subkontraktor kecil, keikutsertaan terhadap proses CSMS (sebagian) akan merasakan keberatan dikarenakan persyaratan yang dibutuhkan akan memperkecil margin keuntungan. Pasalnya untuk benar-benar taat pada peraturan, HSE masih dipandang sebagai COST bukan INVESTASI / BENEFIT. Jika diambil sisi positifnya, perusahaan justru dapat belajar lebih banyak untuk memperbaiki sistem. Sistem yang settle dan kuat akan menguntungkan perusahaan untuk dapat maju dan memenangkan tender proyek yang lebih besar karena mereka sudah mendapatkan kepercayaan dan citra yang baik dimata klien. 

Berikut merupakan informasi umum pada instruksi pengisian CSMS:

INFORMASI UMUM DAN INDIKATOR

1. HSE Performance Record
• Fatality / kematian
• Lost time injury / kehilangan hari kerja 
• Medical treatment injury / pertolongan medis 
• First aid injury / pertolongan pertama 
• Near miss / kejadian nyaris celaka
• Work related illness / PAK
• Fire incident / kebakaran 
• Property damage / kerusakan aset
• Environmental incident / kerusakan lingkungan
• Total manhour / jumlah jam kerja 
• Days work without Lost Time Injury / hari kerja tanpa LTI
2. Leadership and Top Management Commitment
• Keterlibatan manager senior secara individu dalam pengelolaan HSE
• Bukti komitmen pada semua jenjang organisasi melalui:
• Target kinerja HSE perusahaan
• Organisasi memahami dan sepakat untuk memenuhi target HSE
3. Policy and Strategic Objectives
• Kebijakan HSE dan dokumen
• Dokumen tertulis kebijakan HSE
• Yang bertanggung jawab pada akhir dan menyeluruh untuk bidang HSE dalam organisasi
• Cara memastikan kepatuhan terhadap kebijakan HSE dan dikomunikasikan di tempat kerja
• Ketersediaan pernyataan kebijakan kepada pekerja
4. Organization, Responsibility, Resources, Standards and Documentation
• Organisasi – komitmen dan komunikasi
• Keterlibatan managemen dalam kegiatan HSE, penetapan sasaran dan pemantauan
• Ketentuan yang dilakukan untuk komunikasi dan pertemuan HSE
• Kompetensi dan pelatihan: Manager/Supervisor/Sr.Site/HSE Advisor
• Apakah para manajer dan pengawas di semua tingkat sudah menerima pelatihan HSE sesuai tanggung jawab mereka dalam kaitan dengan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan HSE
• Kompetensi dan pelatihan umum HSE
• Bagaimana perusahaan memberikan pengetahuan dasar HSE terhadap karyawan dan menjaga agar pengetahuan tidak ketinggalan
• Pengaturan perusahaan agar karyawan baru / subkontraktor memahami kebijakan dan praktek HSE di organisasi
• Pelatihan khusus
• Perusahaan memberikan pelatihan khusus untuk personil dalam menghadapi potensi bahaya
• Kesesuaian penilaian terhadap subkontraktor
• Subkontraktor sesuai dengan jenis pekerjaan dan katagori risiko proyek
• Penilaian terhadap subkontraktor agar sesuai dengan kebijakan HSE dan standar perusahaan
• Standar
• Standar peraturan yang digunakan sesuai jenis pekerjaan
• Pemenuhan dan pemeriksaan terhadap kepatuhan standar baku K3
5. Hazards and Effect Management
• Bahaya dan dampak terhadap managemen
•  Prosedur HIRADC (beserta form: JSA, work permit)
• Pajanan terhadap pekerja
• Sistem pemantauan paparan terhadap pekerja dari bahan kimia atau unsur fisik lainnya
• Penanganan potensi bahaya
• Komunikasi bahaya (kimia, bising, radiasi, dsb) terhadap pekerja dalam pekerjaan mereka
• Alat Pelindung Diri
• Peraturan terkait pengadaan dan pembagian APD: standar atau khusus
• Kesesuaian PPE dengan lingkup kerja pekerja (matrix APD)
• Materi pelatihan penggunaan APD
• Program untuk memastikan APD digunakan dan dijaga
• Managemen limbah
• Sistem identifikasi, klasifikasi, pengurangan dan penangan limbah
• Jumlah kecelakaan yang menyebabkan kerusakan lingkungan
• Prosedur pembungan limbah
• Prosedur pelaporan tumpahan minyak
• Ketersediaan peralatan terkait masalah lingkungan
• Orang yang berwenang untuk mengkoordinasikan masalah lingkungan
• Industrial higiene
• Program kesehatan industri
• Obat-obatan terlarang dan alkohol
• Kebijakan terkait obat-obatan terlarang dan alkohol
6. Perencanaan dan Prosedur
•  Manual operasional HSE
• HSE prosedur dan manual
• Cara untuk memastikan bahwa cara kerja dan prosedur digunakan konsisten dengan tujuan dan pengaturan kebijakan HSE di lapangan
• Pengendalian peralatan dan pemeliharaan
• Pendaftaran dan sertifikasi peralatan dan fasilitas agar sesuai tuntutan peraturan; diinspeksi, diawasi dan dirawat dalam kondisi kerja yang baik
• Managemen keselamatan transportasi dan pemeliharaan
• Managemen transportasi darat
• Managemen transportasi laut
• Pencegahan kecelakaan kendaraan
• Operational Pengangkatan (lifting)
• Prosedur operasional alat angkut
• Jadwal pemeliharaan peralatan operasional lifting
• Program inspeksi, pengetesan, pemeliharaan dan sertifikasi untuk semua alat angkut
•  Kompetensi operator lifting
• Kompetensi team lifting: operator, signalmen, rigger
7. Pembelian dan Pengendalian Produk
• Sistem verifikasi produk yang dibeli (bahan kimia, peralatan, sarana produksi)
• Kemampuan menelusuri produk terkait potensi masalah K3
8. Implementasi dan Monitoring Kinerja
• Managemen HSE dan monitoring kinerja
• Pengaturan terkait pengawasan dan pemantauan kinerja HSE
• Pengaturan dalam penyampaian hasil temuan kepada manajemen dan karyawan lapangan
• Perusahaan menerima penghargaan untuk prestasi kinerja HSE
• Pemberitahuan laporan kejadian/kejadian yang membahayakan oleh badan nasional terkait
• Dokumentasi kinerja HSE
• Cara mendokumentasikan kinerja HSE
• Cara mendokumentasikan kinerja lingkungan
• Pelaporan dan investigasi kecelakaan: prosedur dan cara mengkomunikasikan kepada karyawan
9. Audit dan Review
• Standar audit K3, perencanaan dan efektifitas pemeriksaan audit, serta pelaporan dan penindaklanjutan hasil audit
10. Prosedur Tanggap Darurat
• Prosedur dan bukti pelatihan tanggap darurat
11. Manajemen HSE : Ciri Tambahan
• Sertifikat HSE dari badan sertifikasi 
• Partisipasi perusahaan dalam organisasi yang relevan dengan industri, perdagangan dan pemerintahan
• Ciri tambahan HSE lainnya (lokal, nasional atau global)

Semakin banyak data aktual yang disubmit, maka akan semakin tinggi grade / skor yang didapat. Bukti yang kuat pada umumnya berupa foto dan daftar hadir (dan hasil notulensi rapat) yang ditandatangani oleh peserta dan pemimpin rapat. 

Umumnya kebutuhan informasi pada CSMS sama halnya dengan indikator pada audit. Namun, perbedaannya adalah pada tingkat penggunaan, kebutuhan dan pelaksanaan. Pendokumentasian CSMS yang dituangkan dalam bentuk tulisan akan menghasilkan HSE Plan. Jika CSMS merupakan aktualisasi/penerapan program kerja K3, maka HSE Plan merupakan perencanaan program kerja K3.

Adapun daftar isi dari suatu HSE Plan terdiri dari:

1. Pengenalan
2. Lingkup proyek
3. Prinsip SMK3L
• Kebijaksanaan, sasaran dan target K3
• Perencanaan
• Implementasi (cakupan usaha)
• Pengukuran dan tindakan koreksi
• Pengkajian ulang dan perbaikan
4. Komitmen dan manajemen kepemimpinan
5. Kebijakan dan sasaran K3
• Kebijakan K3
• Sasaran K3
• Visi dan Misi
6. Tanggung jawab
• Manager proyek
• Manager lapangan/superintendent
• Koordinator K3
• Manager konstruksi
• Manager HRD
• Manager lapangan subkontraktor
• Foreman dan pekerja
7. Desain engineering
• Penelitian peraturan dan ketentuan
• Kontrol aktivitas desain
• Penanganan lingkungan dan polusi
• Penanganan kebisingan untuk perlindungan kesehatan
• Kaji ulang tehnik keselamatan
• Tindak lanjut dan managemen perubahan
8. Perencanaan dan pengaturan dari hasil pencapaian sasaran
• mobilisasi
• perencanaan jangka panjang
• perencanaan jangka pendek
• perencanaan harian
9. Pelatihan karyawan
10. Program penghargaan karyawan
• program insentif penghargaan keselamatan kerja
• promosi keselamatan kerja (safety campaign)
11. Standar dan peraturan
12. Komunikasi dan rapat
13. Metode evaluasi sumber-sumber berbahaya
• umum
• berdasarkan macam-macam sumber berbahaya
• identifikasi sumber bahaya
• pendataan risiko
14. Alat pelindung diri perorangan
• APD wajib digunakan
• mengendalikan sumber bahaya
• faktor dampak pemakaian
• pengeluaran, penggunaan, pemakaian dan perawatan APD
15. Ijin kerja
16. Prosedur kerja aman
• peralatan
• pembakaran, pengelasan dan pemotongan (pekerjaan panas)
• pekerjaan listrik dan perkakas
• pekerjaan pengangkatan
• pekerjaan perbaikan/maintenance
• penggalian
• alat memindahkan tanah
• cara mengemudi yang baik
• udara bertekanan
• sistem LOTO
• pagar penghalang dan lantai /dinding terbuka
• memasuki ruang terbatas
17. Perlindungan dan pencegahan terhadap bahaya kebakaran
18. Penyelidikan dan pelaporan kecelakaan kerja
• pertolongan pertama pada kecelakaan
• laporan kecelakaan dan ketidaksesuaian
19. Program perlindungan keselamatan kerja
• perlindungan keselamatan kerja
• tempat kerja aman
• perlindungan kesehatan kerja
20. Penanganan bahan berbahaya dan beracun
1. limbah berbahaya
2. radiasi
21. Managemen lingkungan hidup
• perlindungan lingkungan hidup
• kebersihan dan kerapihan
• isu lingkungan
22. Peraturan umum
• umum (petunjuk cara kerja aman)
• berkelahi, mabuk, teror
• kebijakan prosedur pendisiplinan
23. Narkotik dan obat terlarang
• narkotik dan obat terlarang
• minuman beralkohol dan memabukkan
• senjata api/tajam
24. Tanggap darurat
25. Program kerja keamanan
26. Lampiran
• diagram organisasi K3
• matrix APD
• matrix rencana pelatihan

Adapun ketentuan daftar isi pada HSE Plan disesuaikan dengan ruang lingkup dan besarnya perusahaan. 

Sumber Referensi:

1. International Association of Oil and Gas Producers (OGP), "HSE management - guidelines for working together in a contract environment". Report No.423:June 2010

2. APRIL Contractor Safety Management System (CSMS) Audit Questionnaire Form

3. modul pelatihan CSMS

Mengenai audit dan Sistem Manajemen K3, saya merekomendasikan buku dari Bapak Soehatman Ramli, "SMART SAFETY: Panduan Peneraan SMK3 yang efektif". Dian Rakyat: 2013.